Préambule :
Les statuts de LETZPACT ASBL sont réglementés par la loi des a.s.b.l du 21 avril 1928 et la loi modifiée du 4 mars 1994. Le présent règlement d’ordre interne (ROI) a été approuvé par le Conseil d’administration du 6 novembre. Chaque année, le ROI pourra être revu à la demande du CA ou des membres de LETZPACT. Toute modification doit être approuvée en assemblée générale, à la majorité simple des membres présents, suivant les mêmes règles que celles des statuts de LETZPACT.
Article 1. Objectif du Règlement d’ordre interne (ROI)
A l’exception des organes de direction définis dans les Statuts et dans les textes de loi, à savoir l’Assemblée Générale (AG) et le Conseil d’administration (CA), la structure de l’association est précisée dans le présent ROI.
Le ROI précise certaines notions annoncées dans les statuts, telles que (sans que cela soit exclusif) les modalités et formalités d’adhésion, ainsi que les droits précis des membres effectifs et adhérents.
Ce ROI sera d’application dès le 1er décembre 2023 et ce jusqu’à modification ultérieure, présentée par le CA et approuvée par l’AG.
CHAPITRE I : MEMBRES DE LETZPACT
Article 2. Définition des catégories de membres
2.1. Catégories de membres effectifs et adhérents – catégories à revoir
Les membres effectifs sont répartis en différentes catégories, à savoir :
- Étudiant :
- Cotisation de 20€ par an
- 1 représentant
- Membre adhérent uniquement
- ONG
- 250€ par an
- 1 représentant
- Membre effectif = Représentation dans la gouvernance de l’asbl
- Mention du logo comme partenaire
- Petite entité (1-5 employés dans le monde)
- 550€ par an
- 1 représentant
- Membre effectif = Représentation dans la gouvernance de l’asbl
- Mention du logo comme partenaire
- Moyenne entité ( 6-99 employés dans le monde)
- 750€ par an
- 2 représentants
- Membre effectif = Représentation dans la gouvernance de l’asbl
- Mention du logo comme partenaire
- Grande entité (+99 employés dans le monde)
- 1500€ par an
- 3 représentants
- Membre effectif = Représentation dans la gouvernance de l’asbl
- Mention du logo comme partenaire
- Choix du thème d’un évènement Letzpact.
Article 3. Paiement des cotisations des membres effectifs et adhérents
Les cotisations des membres doivent être payées endéans les trente jours suivants la date de facturation et sont annuelles.
Article 4. Tenue des liste des membres de LETZPACT
La liste des membres de LETZPACT, est tenue à jour en tenant compte des nouvelles inscriptions, des modifications, des omissions, des décès et des radiations et ce au moins une fois par an. Le CA porte au répertoire interne de l’association les renseignements suivants:
- nom et prénoms ;
- adresse
- Numéro d’entreprise
- numéro de téléphone et Email ;
- d’autres informations utiles.
Article 5. Démission, exclusion ou à la perte de statut de membre
Tout membre ayant démissionné, ayant été exclu ou ayant perdu son statut de membre sera rayé de la liste des membres de LETZPACT par le CA.
CHAPITRE II : CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LETZPACT
Article 8. Composition du Conseil d’administration
Le CA est composé de 9 membres maximum.
Article 9 : Elections
Chaque catégorie de membres élit parmi ses membres les candidats administrateurs et, dans le cas où il y aurait plus de candidats que de sièges disponibles, les candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix peuvent postuler pour un mandat d’administrateur. Si au contraire, il y aurait moins de candidats que de sièges disponibles dans une catégorie, ce siège peut être mis à disposition de candidats postulants dans une autre catégorie ayant déjà atteint son quota d’administrateurs élus.
Tout membre de LETZPACT en règle de cotisation peut postuler pour être membre du CA.
Le CA communiquera, lors de l’assemblée générale, la liste des membres sortants et rééligibles.
Les candidatures seront recevables jusqu’à l’ouverture de la séance de l’assemblée générale par le président.
Article 10 : Réunion du Conseil d’Administration (CA)
Les membres du CA ont l’obligation de se réunir périodiquement mais au moins 6 fois par an en vue d’assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de LETZPACT.
Chaque membre du CA a l’obligation d’assister aux réunions du CA.
Les délibérations du CA font l’objet de procès-verbaux. Ceux-ci reproduisent succinctement les points soumis à la délibération, le résultat des votes ainsi que les décisions adoptées.
Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire et sont ensuite diffusés à tous les membres du CA.
Tout membre du CA peut prendre connaissance des procès-verbaux des séances du CA, même de celles auxquelles il n’a pas assisté.
CHAPITRE III : ORGANISATION DE LETZPACT
Article 11. Locaux et connectivité
Le CA est tenu de veiller à ce qu’il dispose de locaux et/ou de connexions (MS Teams, ZOOM) nécessaires au bon fonctionnement de LETZPACT.
Article 12. Organisation financière
12.1. Contrôle budgétaire
Le CA est tenu de veiller à ce qu’il dispose en permanence des fonds nécessaires au bon fonctionnement de LETZPACT.
12.2. Budget
Le CA de LETZPACT établi chaque année le bilan de l’exercice écoulé et le projet du budget de l’exercice suivant qu’il doit soumettre pour approbation à l’Assemblée Générale.
Les comptes de l’exercice écoulé feront l’objet d’un examen par un réviseur pour approbation. Le réviseur a un mandat d’une année, le mandat peut être renouvelé.
Le CA assure la gestion journalière de l’association des besoins des groupes de travail ou autre.
CHAPITRE IV : DEONTOLOGIE
Article 14 : Charte de déontologie de LETZPACT (TBC)
Les membres doivent adhérer au Code déontologique de LETZPACT, sur l’éthique, la transparence, l’intégrité et le respect relatif aux fonctions des responsables d’affaires publiques au Luxembourg.
CHAPITRE V : MODIFICATIONS
Article 15. Modification du Règlement d’ordre interne.
Le présent Règlement d’ordre interne peut être modifié par le CA à tout moment.